Podľa štúdie Wall Street Journal zamestnanci premrhajú v priemere 40 % svojho pracovného dňa, pretože nemajú dobré organizačné schopnosti. Na druhej strane, zamestnanci, ktorí sú dobre organizovaní, môžu svojmu zamestnávateľovi ušetriť veľa času aj peňazí. Organizačné zručnosti nevyužijete len v práci, ale pomôžu vám zlepšiť i kvalitu súkromného života.
Čo sú organizačné zručnosti
Organizačné schopnosti patria do skupiny zručností, ktoré nazývame mäkké, alebo soft skills. Na rozdiel od hard skills (tvrdých zručností), ako je napríklad programovanie alebo dátová analýza, odrážajú váš štýl komunikácie, pracovnú morálku a pracovný štýl. Podľa reportu Deloitte Access Economics sa očakáva, že povolania vyžadujúce významné mäkké zručnosti budú do roku 2030 predstavovať dve tretiny všetkých pracovných miest.
Medzi kľúčové typy organizačných zručností patria riadenie času (time managment), komunikácia, rozhodovanie, stanovovanie cieľov, delegovanie, strategické myslenie a plánovanie. Programovanie (druh tvrdej zručnosti) využijete len v IT sektore, mäkké organizačné zručnosti viete využiť v podstate kdekoľvek. Môžete mať výborné odborné t.j. tvrdé zručnosti, ale pokiaľ vám chýbajú organizačné schopnosti, v práci nebudete úspešní a ani v súkromnom živote sa vám dariť veľmi nebude.
Organizačné zručnosti sa delia na interné a externé. Interné sú tie, ktoré vám pomáhajú zostať pokojným, aj keď čelíte tlaku. Medzi príklady interných organizačných zručností patrí napr. kreatívne či strategické myslenie. Externé organizačné zručnosti súvisia s tým, ako pracujete s inými ľuďmi. Medzi príklady externých organizačných zručností patrí určovanie priorít, riadenie pracovných postupov a tímová práca.
Ako vám organizačné zručnosti pomôžu v práci
Poďme sa na jednotlivé typy organizačných zručností pozrieť konkrétne a prakticky.
Time managment
Či už pracujete z domu, na plný úväzok v kancelárii alebo podnikáte, schopnosť efektívne riadiť svoj čas je nevyhnutná. Tí skutočne úspešní nepracujú dlhšie, ale skôr inteligentnejšie.
Príklady, ako môžete v práci využiť time managment:
- Začnite deň s jasnou predstavou o tom, čo potrebujete splniť. Rozdeľte úlohy podľa dôležitosti a naliehavosti.
- Vytvorte si denný alebo týždenný plán s realistickými cieľmi a dodržujte ho.
- Naučte sa hovoriť “nie” úlohám, ktoré nie sú prioritou a berú vám čas a energiu.
Delegovanie úloh
Účelom delegovania je preniesť zodpovednosť na ďalších kvalifikovaných ľudí, aby ste mohli svoju energiu sústrediť na to v čom ste najlepší vy osobne. Vďaka delegovaniu poznáte svoje limity a môžete sa vyhnúť preťaženiu.
Delegovanie môžte vykonať aj takto:
- Zvážte, ktoré úlohy by mohol prevziať niekto iný s menšou kvalifikáciou alebo skúsenosťami.
- Vyberte si osobu, ktorá má potrebné zručnosti a skúsenosti na úspešné zvládnutie úlohy.
- Pravidelne komunikujte s danou osobou a poskytujte jej konštruktívnu spätnú väzbu.
Rozhodovanie
Ak chcete dodržiavať svoj plán, budete musieť byť schopní rýchlo prijímať správne rozhodnutia.
Príklady, ako môžete v práci využívať rozhodovacie schopnosti:
- Zvážte potenciálne riziká, spojené s rozhodnutím pred jeho prijatím.
- Buďte ochotný požiadať o radu alebo zvážiť alternatívy, ak je to potrebné.
- Prispôsobte sa zmeneným podmienkam alebo novým informáciám.
Stanovenie priorít
Vhodným posúdením dôležitosti vecí môžete zabezpečiť plynulosť pracovného procesu a dodržanie dôležitých termínov.
Priority na pracovisku si môžete stanoviť aj takto:
- Určte úlohy, ktoré sú najdôležitejšie a musia byť dokončené ako prvé.
- Stanovte si realistické a dosiahnuteľné termíny.
- Rozdelenie väčších úloh na zvládnuteľné časti.
Obľúbeným a overeným nástrojom na určovanie priorít vašich osobných a profesionálnych aktivít na základe úrovne ich naliehavosti a dôležitosti je tzv. Eisenhowerova matica.
Strategické myslenie a plánovanie
Strategické myslenie vedia zamestnávatelia oceniť. Ak vám to strategicky myslí, t.j. viete analyzovať situácie, predvídať možné výsledky a podľa toho plánovať svoju prácu, zvyšujete tým šance na úspešné a bezchybné dokončenie projektu či pracovných úloh. A takéto človeka chce mať vo svojom tíme každá firma.
Strategické myslenie a plánovanie môžte využiť aj v týchto prípadoch:
- Vypracovanie stratégií na dosiahnutie krátkodobých a dlhodobých cieľov.
- Stanovenie jasných úloh, termínov a cieľov pre členov tímu.
- Rozdelenie zdrojov na dosiahnutie maximálnej efektívnosti a účinnosti.
Pozornosť k detailom
Ľudia s veľkým zmyslom pre detail sú sústredení, pozorní a dôkladní. Chápu, že aj maličkosti môžu ovplyvniť situáciu alebo projekt.
Príklady toho, ako môžete venovať pozornosť detailom v práci:
- Venovať viac času dvojitej kontrole správnosti svojej práce.
- Všímanie si individuálnych preferencií klientov a zákazníkov.
- Venovanie zvýšenej pozornosti pokynom nadriadených alebo kolegov.
Stanovenie cieľov
Ak si stanovíte osobné a profesionálne ciele, môžete tým rozvíjať a zlepšovať zručnosti, ktoré vám môžu pomôcť napredovať v kariére.
Príklady cieľov, ktoré si môžete stanoviť:
- Zlepšenie hodnotenia spokojnosti zákazníkov.
- Zefektívnenie každodenných činností s cieľom zvýšiť produktivitu.
- Zvýšenie morálky tímu vytvorením pozitívneho pracovného prostredia.
Sebamotivácia
Zamestnávatelia si cenia sebamotivovaných zamestnancov, ktorí nepotrebujú vonkajšie faktory na to, aby boli motivovaní a iniciatívni.
Príklady sebamotivácie v profesijnom živote:
- Stanovte si jasné a merateľné ciele, ktoré vás motivujú k práci.
- Odmeňujte sa a pochváľte za dosiahnuté ciele a snahu, ktorú ste do práce vložili.
- Vizualizujte si svoje ciele a úspechy. Predstavujte si, ako sa budete cítiť, keď dosiahnete svoje ciele.
Komunikácia
Komunikačné zručnosti zahŕňajú zdieľanie aj prijímanie informácií. Pomáhajú vám určovať priority, delegovať úlohy a reagovať na požiadavky alebo naliehavé problémy.
Príklady, ako môžete využiť komunikačné zručnosti v práci:
- Výstižnosť a jasnosť pri rozhovore s kolegami a klientmi.
- Počúvanie ostatných a zvažovanie ich názorov pred prijatím rozhodnutia.
- Otvorenosť voči spätnej väzbe od kolegov alebo nadriadených.
Modelové príklady využitia organizačných zručností
Zvýšená produktivita
Vďaka zavedeniu systému na evidenciu a triedenie dokumentov administratívny pracovník dokázal rýchlo a efektívne vyhľadávať požadované informácie, čím sa skrátil čas spracovania požiadaviek klientov.
Zníženie stresu
Učiteľ si nastavil prehľadný plán výučby a efektívne manažoval celú triedu. Vďaka tomu zvláda výučbu s ľahkosťou a menším stresom.
Zlepšenie komunikácie
Pracovník zákazníckeho centra si zaviedol efektívny systém na evidenciu a riešenie sťažností. Preto problémy klientov dokáže riešiť efektívne, čím zlepšil ich spokojnosť.
Zvýšená dôveryhodnosť
Právnik začal klásť veľký dôraz na prehľadnú organizáciu spisov a dôkladnú prípravu na pojednávanie. Vďaka tomu pôsobí spoľahlivo a získal si dôveru klientov.
Lepšie kariérne príležitosti
Vďaka prehľadnému životopisu a efektívnej príprave na pohovory získal uchádzač o zamestnanie prácu v prestížnej spoločnosti.
Pozície vhodné pre ľudí, ktorí majú vynikajúce organizačné zručnosti
Ak sú vaše organizačné zručnosti na vysokej úrovni, mohli by ste sa uplatniť najmä na týchto pracovných pozíciách.
Plánovač eventov (podujatí)
Radi organizáciu podujatí od začiatku až do konca. Ma na starosti za vypracovanie koncepcií, výber miest konania a organizáciu logistiky podujatia.
Projektový manažér
Je zodpovedný za riadenie projektov od ich začiatku až po koniec. Vypracováva detailný harmonogram prác a koordinuje a motivuje členov projektového tímu.
Manažér ľudských zdrojov
Stará sa o nábor nových zamestnancov, čo je kľúčové pre úspešný chod firmy. Okrem toho vytvára programy odbornej prípravy, vypracúva harmonogramy nástupu, riadi konflikty na pracovisku a prijíma sťažnosti.
Administratívny asistent
Táto práca si vyžaduje, aby denne vykonával širokú škálu úloh, ktoré podporujú manažment aj zamestnancov, ako napríklad zadávanie údajov, odpovedanie na telefónne hovory a e-maily, starostlivosť o organizáciu ciest a stretnutí a prípravu listov a reportov.
Agent cestovnej kancelárie
Zodpovedá za prípravu cestovných plánov, vybavovanie faktúr, rezervácie letov či rezervácie v reštauráciách. Zabezpečuje, že itinerár je rezervovaný tak, ako bolo sľúbené, a že časy sú správne počas celých ciest ich klientov.
Ako vám organizačné zručnosti zlepšia kvalitu života?
Menej stresu
Neporiadok na stole, v skrini či vo vašej špajze zvyšuje hladinu stresu. Nájdite si čas, aby ste všetko roztriedili a určili, čo zostane a čo pôjde preč. Usporiadanosť vám pomôže znížiť hladinu kortizolu – hlavného stresového hormónu v tele.
Lepší spánok
Organizácia denného rozvrhu vám umožní sústrediť sa na to, čo je nevyhnutné v daný deň urobiť, namiesto toho, aby vás rozptyľovali veci okolo vás. V noci tak budete lepšie spať a pokojne odpočívať s vedomím, že je všetko hotové.
Kvalitnejšie vzťahy
Najnovšie výskumy ukazujú, že nám dobré vzťahy môžu predĺžiť život. Ak máte prehľad o svojom rozvrhu a úlohách, nebudete ostatných frustrovať tým, že zabúdate na záväzky alebo termíny. Táto spoľahlivosť pomáha udržiavať pozitívne vzťahy v práci aj doma.
Záver
Pracovať na posilnení svojich organizačných zručnosti sa určite vyplatí. Pomôže vám to naštartovať kariéru a obohatiť súkromný život. Samozrejme, rozvoj organizačných zručností si vyžaduje čas a úsilie, ale je to investícia, ktorá sa vám mnohonásobne vráti.
Titulná foto: Christina Morillo: https://www.pexels.com/photo/woman-wearing-gray-blazer-writing-on-dry-erase-board-1181534/, Prostredná foto: Photo by Milad Fakurian on Unsplash
Zaujal vás tento článok?
Sledujte nás aj na sociálnych sieťach, aby vám už nič neuniklo 🙂
Ikony:
Linkedin: Linkedin icons created by riajulislam – Flaticon
FB: Facebook icons created by Pixel perfect – Flaticon
Instagram: Instagram icons created by Freepik – Flaticon
